Registerbeskrivning för evenemang
Detta är en registerbeskrivning i enlighet med 10 § och 24 § i personuppgiftslagen (1999/523) och EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR).
1. Registeransvarig
Registret hålls av Svenska Nationer och Ämnesföreningar (Mannerheimvägen 5A, 4e våningen, 00100, Helsingfors). Registret sköts av föreningens sekreterare, som du kan kontakta per e-post enligt den aktuella informationen på snaf.fi.
2. Registrets informationsinnehåll och ändamålet med behandling av personuppgifter
Föreningen samlar enbart in uppgifter som är av betydelse för idkandet av föreningens verksamhet och för hantering av medlemskapsrelaterade frågor. Övriga personuppgifter, som är nödvändiga för förverkligandet av föreningens verksamhet eller ett specifikt evenemang, kan samlas in i anslutning till anmälningar. Endast föreningens sekreterare har tillgång till registret i sin helhet, medan styrelsen och övriga funktionärer har tillgång till de uppgifter som anses nödvändiga för att de skall kunna utföra sina uppgifter. Informationen om dig lagras och behandlas för att vi skall kunna erbjuda dig tjänster/evenemang. De registrerade är i huvudsak medlemmar i Svenska Nationer och Ämnesföreningar r.f. men kan även inkludera utomstående beroende på evenemanget. Personlig information som lagras kan inkludera:
-Förnamn
-Efternamn
-E-postadress
-Specialkost
-Medlemskorporation
-Övriga önskemål (bordssällskap, programpunkter, etc.)
-Annat behövligt beroende på evenemangets / tjänstens natur
Uppgifterna du givit förvaras enbart så länge det är nödvändigt för förverkligandet av föreningens verksamhet. Ifall det är frågan om ett evenemang raderas uppgifterna senast en månad efter att evenemanget ägt rum.
3. Utlämnande av uppgifter och dataskyddsprinciper
Informationen som du överlåter delas inte med tredje part, och kommer ej att flyttas utanför EU-/ETA-området. Vi säkerställer att den information som du har uppgett hålls hemlig och är skyddad mot obehörig åtkomst.
4. Dina rättigheter
Du har rätt att få veta vilken information som vi har registrerat om dig. Ifall den är felaktig, ofullständig eller irrelevant kan du begära att denna information skall rättas eller tas bort. Ifall du önskar att information tas bort av annan orsak kan du begära det. Begäran sker skriftligen till den aktuella sekreterarens kontaktadress. Begäran besvaras inom den tid som föreskrivs i EU:s dataskyddsförordning, senast inom en månad.
5. Informationskällor som i regel används
I regel samlas den behövliga informationen in via Google Forms. I undantagsfall kan även andra www-formulär brukas.